Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Veldhost, een Nederlandse eenmanszaak van Janis Berzins, gevestigd in Netherlands (EU).

• Vestigingsadres: Piet Heinstraat 12, 7511 JE Enschede, Netherlands
• KvK-nummer: 98167820
• Btw-nummer: NL005311289B72
• Privacy / juridisch contact: legal@veldhost.eu

Rollen: verantwoordelijke en verwerker

Voor uw account-, facturatie-, support-, websitebezoek-, beveiligings- en misbruikpreventiegegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke en geldt deze verklaring. Voor websites, bestanden, mailboxen, databases, back-ups en andere content die u bij ons host, bent u de verwerkingsverantwoordelijke en handelen wij als uw verwerker onder onze verwerkersovereenkomst. Staat uw persoonsgegeven in de gehoste content van een klant, neem dan eerst contact op met die klant; wij ondersteunen die klant waar de verwerkersovereenkomst dat vereist.

Samenvatting

• Wij gebruiken geen analytics, trackingpixels of advertentiecookies en verkopen nooit persoonsgegevens. Komt u binnen via een van onze Google-advertenties en stemt u in wanneer wij dat vragen, dan laten wij Google weten of dat bezoek tot een aanmelding of aanvraag leidde (zie Meting van Google-advertenties).
• Wij gebruiken alleen essentiële sessiecookies die nodig zijn voor de website, het portaal en beveiligingsmaatregelen.
• Accountgegevens worden in de EU gehost. Klantcontent valt onder de afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
• Wij verkopen geen domeinen. Vraagt u ons er een te registreren, dan staat die op uw naam en gaan uw registrantgegevens naar de registrar en het register, zoals die vereisen.

Welke gegevens wij verzamelen en waarom

Hoe wij gegevens verzamelen

• Rechtstreeks van u via formulieren, accountregistratie, support, e-mail en service-instellingen.
• Automatisch via serverlogs, auditlogs, sessiecookies en beveiligingsmaatregelen wanneer u de website of het portaal gebruikt.
• Van domeinregistries of registrars wanneer een domein via de dienst wordt geregistreerd of beheerd.

Ontvangers en dienstverleners

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is om de dienst te leveren, aan de wet te voldoen of juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

• Hetzner Online GmbH, Duitsland/Finland: EU-hostinginfrastructuur voor het platform, accountgegevens, gehoste bestanden, back-ups en autoritatieve DNS-nodes.
• Openprovider / Hosting Concepts B.V., Nederland: domeinregistrar, alleen gebruikt als u ons vraagt een domein voor u te registreren. Omdat u de registrant bent, ontvangt deze uw registrantgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon en een btw-nummer of de uitkomst van een identiteitscontrole waar het register dat eist) en geeft ze door aan het register. Beide bevinden zich in de EU.
• Stripe Payments Europe, Ltd.: betalingsverwerking. De betalingsprovider is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor kaart- en betaalgegevens onder de eigen privacyvoorwaarden; wij ontvangen betalingsreferenties en statussen, geen volledige kaartnummers.
• Google Ireland Limited: alleen met uw toestemming, en alleen als u via een van onze Google-advertenties binnenkwam: wij sturen Google de klik-ID van de advertentie, tot welke conversie die leidde (aanmelding of aanvraag) en wanneer. Google treedt voor die gegevens op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacyvoorwaarden. Verder wordt er niets over u of uw account verstuurd.
• Mail-in-a-Box (zelf gehost): mailbox-/e-maildienst wanneer ingeschakeld, door onszelf gedraaid op onze eigen Hetzner-infrastructuur in de EU in plaats van een e-mail-SaaS van derden.
• Geen edge, CDN of externe DNS-provider: deze website en het veldhost-portaal worden rechtstreeks vanaf onze eigen EU-infrastructuur en onze eigen autoritatieve nameservers geserveerd, zodat verzoekmetadata van bezoekers niet met een edge-netwerk wordt gedeeld.
• Nog niet ingeschakelde providers: off-node back-ups, transactionele e-mail en workspace tooling worden eerst aan de subverwerkerslijst in de verwerkersovereenkomst toegevoegd en op een EU-regio vastgezet voordat ze voor klantgegevens worden gebruikt.

Het volledige subverwerkersregister met versiebeheer — met per partij de rol, locatie en grondslag voor doorgifte — houden wij bij in onze Verwerkersovereenkomst. Waar wij als uw verwerker optreden, informeren wij u voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen en kunt u op redelijke gegevensbeschermingsgronden bezwaar maken.

Domeinregistratie en WHOIS/RDAP

Wij zijn geen domeinwinkel: normaal blijft uw domein bij uw eigen registrar en wijst alleen de DNS naar ons, zodat er helemaal geen registrantgegevens van u via ons lopen.

Vraagt u ons een domein te registreren, dan bent u de registrant. Registries eisen de identiteit van de echte registrant, dus verzamelen wij uw naam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer en geven die door, plus uw btw-nummer (gevalideerd tegen het EU-VIES-register) voor een organisatie, of de uitkomst van een identiteitscontrole voor een particulier. Die gegevens gaan naar Openprovider in Nederland en vandaar naar het register van uw extensie, en delen ervan kunnen via WHOIS/RDAP worden gepubliceerd volgens de regels van dat register — de meeste registers houden de contactgegevens van een particuliere registrant standaard achter. U kunt uw registrantgegevens op elk moment in het portaal corrigeren; wij geven correcties door aan het register. Een register kan u ook rechtstreeks benaderen om ze te verifiëren; reageert u dan niet, dan kan het domein worden opgeschort.

Internationale doorgifte

Voor managed hosting houden wij Accountgegevens en Klantcontent binnen de EU/EER. Voor domeinregistratie geldt dat grotendeels ook: onze registrar Openprovider zit in Nederland en de registers voor .nl, .eu en de meeste Europese extensies zitten in de EU. De registers voor generieke extensies zoals .com, .net en .org, en de data-escrow-partijen die ICANN daarvoor voorschrijft, zitten buiten de EER — vraagt u ons zo'n extensie te registreren, dan worden uw registrantgegevens daarheen doorgegeven op grond van artikel 49 lid 1 onder b AVG, omdat de doorgifte noodzakelijk is om de door u gevraagde registratie uit te voeren. Wij vertellen u vóór betaling om welk register het gaat. Google Ireland Limited, dat de klik-ID's ontvangt die onder Meting van Google-advertenties worden beschreven, kan die doorgeven aan Google LLC in de Verenigde Staten; Google LLC is gecertificeerd onder het EU-VS-gegevensprivacykader (artikel 45 AVG). Als een toekomstige dienst vereist dat uw persoonsgegevens de EER verlaten, gebruiken wij een passende waarborg onder hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of de EU Standard Contractual Clauses, en melden wij dat voordat de gegevensstroom wordt ingeschakeld.

Bewaartermijnen

• Accountgegevens: gedurende de looptijd van uw account en tot 24 maanden na sluiting, tenzij langere bewaring nodig is voor juridische claims.
• Facturatie- en invoicegegevens: zeven jaar om te voldoen aan Nederlandse fiscale bewaarplichten.
• Supportgegevens: tot 24 maanden na sluiting van een ticket, tenzij nodig voor juridische claims of een lopend serviceprobleem.
• Klik-ID's van Google Ads: 90 dagen, de importtermijn van Google zelf, daarna automatisch verwijderd.
• Serverlogs en anti-misbruikgegevens: tot 12 maanden, tenzij verlengd voor een specifiek beveiligingsonderzoek.
• Gearchiveerde mailboxen: verwijdert u een mailbox, koppelt u het domein los of verwijdert u de site, dan ontvangt en verstuurt de mailbox geen mail meer en bewaren wij de mail erin 90 dagen zodat u die kunt terugzetten; daarna wordt die verwijderd. Kopieën in onze versleutelde back-ups verlopen met de back-upcyclus.

Wij verwijderen of anonimiseren persoonsgegevens wanneer de toepasselijke bewaartermijn afloopt.

Verwijdering bij accountsluiting of beëindiging. Sluit u uw account of eindigt de dienst, dan geven wij u een redelijke gelegenheid om uw website-/appbestanden, database en DNS-gegevens te exporteren, en start het verwijderen van uw account de geautomatiseerde afbraak van de bijbehorende hostingcontainer en -middelen. Persoonsgegevens in uw gehoste content worden teruggegeven en/of verwijderd op grond van onze Verwerkersovereenkomst. Daarna verwijderen of anonimiseren wij account- en supportgegevens volgens het bovenstaande schema en bewaren wij alleen de minimale gegevens die de wet vereist — bijvoorbeeld facturen gedurende de Nederlandse fiscale bewaartermijn van zeven jaar.

Uw rechten

U kunt verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en dataportabiliteit. Waar wij op toestemming vertrouwen, kunt u die toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit eerdere verwerking aantast. Wij reageren binnen een maand, tenzij de AVG een verlenging toestaat. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of uw lokale toezichthouder.

Beveiliging

Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe voor de dienst, waaronder TLS tijdens transport, multi-factor-authenticatie, rolgebaseerde toegangscontrole, scheiding tussen klanten, auditlogging en misbruikmonitoring. Geen enkele methode voor verzending of opslag is volledig veilig. Waar de AVG dit vereist, melden wij datalekken aan getroffen klanten en de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kinderen

De dienst is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen hun persoonsgegevens niet bewust.

Meting van Google-advertenties

Wij adverteren op Google. Op onze website draait geen enkel script, pixel of cookie van Google. Komt u binnen door op een van onze advertenties te klikken, dan bevat het adres een klik-ID van Google en vraagt een kleine melding of wij Google mogen laten weten of het bezoek tot een aanmelding of aanvraag leidt.

• Zegt u nee, of negeert u de melding, dan wordt er niets bewaard en niets verstuurd. De klik-ID verdwijnt in beide gevallen uit de adresbalk.
• Zegt u ja, dan bewaart uw browser de klik-ID alleen voor dat tabblad (session storage) en geeft die aan ons door wanneer u een bestelling start of een aanvraagformulier verstuurt. Wij slaan de klik-ID op met het soort conversie en het tijdstip, en sturen die drie gegevens naar Google Ads. Een aanmelding telt pas mee als de gratis proefperiode echt is gestart.
• Wij melden Google dat u hebt ingestemd met deze meting en niet met gepersonaliseerde advertenties.
• U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons te e-mailen; wij verwijderen dan de opgeslagen klik-ID en sturen die niet meer door. Intrekking heeft geen gevolgen voor wat al eerder is verstuurd.

Cookies

Wij gebruiken alleen essentiële sessiecookies die nodig zijn voor de website, het portaal, authenticatie, beveiliging en formulieren. Wij gebruiken geen analytics-, advertentie- of trackingcookies. Het enige andere dat wij in uw browser bewaren is de hierboven beschreven klik-ID van Google Ads, en alleen nadat u hebt ingestemd; die wordt gewist zodra u het tabblad sluit.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring bijwerken om juridische of operationele redenen. De actuele versie staat op deze pagina met de beoordelingsdatum hierboven. Bij materiële wijzigingen in hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, geven wij waar passend bericht.

Contact

Voor privacyvragen of verzoeken over rechten mailt u naar legal@veldhost.eu.